E-Rechnung für Forstbetriebe – Was ändert sich ab 2025?

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Was ist eine E-Rechnung?

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Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (gem. europ. Richtlinie Art. 2 Nr. 1 2014/55/EU). Damit unterscheidet sie sich von herkömmlichen PDF- oder Papierrechnungen. Ziel ist es, die Abrechnung und Buchhaltung zu digitalisieren und die Transparenz bei der Umsatzsteuer zu erhöhen. 

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Betroffene Unternehmen und Anwendungsbereich

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Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für:

• Alle umsatzsteuerpflichtigen B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, auch wenn der Empfänger ein Kleinunternehmer, Land- oder Forstwirt oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist.
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• Umsätze im Reverse-Charge-Verfahren und Gutschriften.
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• Reiseleistungen und Differenzbesteuerung nach § 25a UStG.
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• Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken an Nichtunternehmer.

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Ausnahmen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV).
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• Fahrausweise (§ 34 UStDV).
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• Umsätze an private Verbraucher (B2C) sind nicht betroffen.

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Praktische Anwendungstipps für Forstbetriebe 

• Frühzeitig einrichten: Prüfen Sie, ob Ihre Systeme schon E-Rechnung fähig sind und eine digitale Übertragung an das Steuerbüro gewährleistet ist. Nutzen Sie die Übergangszeit als Impuls, um Prozesse und IT-Systeme anzupassen. Vorrübergehend können Sie ein Smartphone zum Scannen (mit OCR-Erkennung) oder ggf. einen Dokumenten-Scanner für Quittungen (> 250,- € brutto) und Papierbelege verwenden.
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• ‍E-Mail-Empfang: Richten Sie eine Buchhaltungs-E-Mail-Adresse ein, sofern nicht vorhanden. Kommunizieren Sie diese an Geschäftspartner*innen und fragen zugleich deren E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand ab.
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• ‍Prüfung bestehender Verträge: Überprüfen Sie, ob bestehende Vereinbarungen angepasst werden müssen (z. B. Zustimmung zu elektronischen Rechnungen). ‍
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• Aufbewahrung der E-Rechnungen: Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss unverändert und maschinenlesbar gespeichert werden. Stellen Sie eine GoBD-konforme Datensicherung mittels entsprechender Software sicher (DMS, WWS, FiBu). ‍
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• Dokumentation: Erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation bzw. aktualisieren Sie die vorhandene. 

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Zulässige Formate 

• XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, ausgenommen MINIMUM und BASIC-WL). 
• Hybride Formate wie PDF mit eingebetteten XML-Daten. 
• Papierrechnungen und einfache PDFs gelten ab 2025 als „sonstige Rechnungen“ und sind nur noch in Ausnahmefällen zulässig (z.B. an Privatpersonen bzw. im gegenseitigen Einverständnis der Geschäftspartner). 

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Zeitplan und Verpflichtungen

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt in Etappen:
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📅 Ab 1. Januar 2025

• Empfangspflicht: Für steuerpflichtige Umsätze zwischen Unternehmen innerhalb Deutschlands ist der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend.
• Ausstellung freiwillig: Unternehmen dürfen, müssen aber noch keine E-Rechnungen ausstellen.
• Ein E-Mail-Postfach wird benötigt. Bedarfsweise können andere Übermittlungswege z. B. über eine Datenschnittstelle vereinbart werden.

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📅 Bis 31. Dezember 2026

• Unternehmen können weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte elektronische Formate (z. B. einfache PDFs) nutzen, wenn beide Parteien zustimmen.

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📅 Bis 31. Dezember 2027

• Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz bis 800.000 Euro (in 2026) dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen.
• EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung des Empfängers zulässig.

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📅 Ab 1. Januar 2028

• Ab 2028 müssen alle B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen innerhalb Deutschlands als E-Rechnungen ausgestellt werden. Dies gilt auch für Kleinunternehmen und Forstbetriebe.

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Viele Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme sind bereits auf die E-Rechnung vorbereitet. Hier einige Beispiele:
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Die E-Rechnungspflicht wird in den nächsten Jahren schrittweise eingeführt und betrifft auch Forstbetriebe, Waldbesitzer und forstliche Dienstleister. Wer sich frühzeitig vorbereitet, profitiert von:

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✅ Effizienterer Buchhaltung

✅ Reduzierung von Verwaltungsaufwand

✅ Automatisierter Verarbeitung & weniger Fehlern

✅ Sicherstellung des Vorsteuerabzugs

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Titelbild: Karolina Grabowska, pexels